英語力の向上を目指す人々のニーズが多様化するなかで、英会話スクールの役割は年々重要性を増しています。近年では、Zoom（ズーム）やGoogle Meet（グーグルミート）といったツールを活用したオンラインレッスンが急速に普及し、対面に加えてオンラインにも対応することがスクール運営の前提となりつつあります。
しかし、そのようなハイブリッドな運営には、講師スケジュールの管理やZoomリンクの発行、決済の自動化、受講生へのリマインド通知など、求められるタスクが多岐にわたります。これらを手動で行うことは非効率であり、ヒューマンエラーや対応漏れの原因にもなります。
本記事では、英会話スクールにおける課題を整理し、それを解決する手段として注目される予約管理システム「RESERVA」の導入メリットと機能を紹介します。運営効率と顧客満足度を両立させたいスクール事業者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
英会話スクールとは
英会話スクールは、英語を話せるようになることを目的に、「日常英会話」や「ビジネス英語」、「試験対策」など多様なコースを提供する学習機関です。運営スタイルの特徴として、マンツーマンやグループレッスンを通じて、受講者の習熟度や目標に応じた柔軟な学習環境を提供する点が挙げられます。講師はネイティブスピーカーやバイリンガル人材が多く在籍し、カリキュラムには日常やビジネスの現場で役立つ実用的な内容を取り入れる傾向にあります。
近年では、ZoomやGoogle Meetなどのオンラインツールを活用した英会話レッスンが拡大しており、対面とオンラインを組み合わせたハイブリッド型のスクールも増加しています。そのため、教室の空き状況や講師のスケジュール、そして決済処理などを効率よく管理する必要があり、運営のDX（デジタルトランスフォーメーション）化が急務となっています。
英会話スクールの課題
多様なレッスン形式による予約管理の煩雑化
英会話スクールでは、マンツーマンやグループ、オンラインなど、さまざまな形式でレッスンが行われています。そのため、スクール運営側は、教室の空き状況や講師の予定、オンラインツールの利用状況を一括で管理・調整する必要があります。
しかし、これらを紙やExcelなど手作業で行うと、管理にかかる工数が増え、現場の業務負担が大きくなるという問題が発生します。特に平日夜間や土曜日といった予約が集中する時間帯では、スケジュール調整の負担が増し、ダブルブッキングや対応漏れが起こりやすくなります。
講師シフト・担当割り当ての難しさ
英会話スクールでは、受講生のレベルや目的に応じて、最適な講師を柔軟に割り当てることが求められます。たとえば、初級者には日本人講師、中・上級者にはネイティブ講師を配置するなど、講師の特性を活かした対応が重要になります。
そのため、受講生のレベルやニーズに偏りがあるスクールでは、特定の講師に希望が集中しやすくなります。人気講師への集中は満足度向上にはつながる一方で、講師間の稼働バランスが崩れやすく、他の講師の稼働率低下やシフト調整の負担増加といった問題を引き起こす可能性があります。こうした偏りを防ぐためには、講師ごとのスケジュールと稼働状況を常に把握し、バランスの取れたシフト調整を行う体制が必要です。
また、海外在住の講師がクラスを担当する場合には、時差を考慮したスケジュール管理が必須です。これらの調整をすべて手動で行っていると、割り当てミスや一部講師への過剰な負担が生じやすくなり、レッスンの質や講師のモチベーションに悪影響を及ぼすリスクがあります。
受講生のモチベーション維持の難しさ
英会話は、受講生のモチベーションの維持が難しい学習分野のひとつです。英会話スクール「bわたしの英会話」は、一般的な英会話スクールにおける顧客継続率は約20％程度にとどまると述べており、継続的な受講の難しさは数字にも表れています。そのため、受講者が途中で離脱せずに続けられる環境づくりが、英会話業界全体の大きな課題となっています。
さらに、回数券制や都度払い・定額制サブスクリプションなど、支払いプランの多様化が進むなかで、運営側がそれぞれの受課履歴や決済状況を把握するのも一苦労です。
英会話スクール運営に予約管理システムを導入するメリット
予約・決済を一元管理して現場負担を削減
予約システムを導入すれば、教室状況やオンラインツールの稼働状況、決済情報などをクラウドで一括管理できます。これによって、紙やExcelへの二重入力が不要となり、ピーク時でもダブルブッキングなどの予約ミスが発生することがなくなります。
さらに、予約確定と同時にカード決済やZoomリンク発行まで完了するため、会計処理やURL送付に追われることがなく、スタッフはカウンセリングやレッスン準備といった本来の業務に集中できます。
講師シフト最適化でレッスンクオリティを均一化
予約システムの管理画面では、講師ごとの稼働状況や空き枠を一目で把握可能なため、講師間の稼働バランスが調整しやすくなります。また、カレンダー上で各講師の空き状況を確認し、予約受付不可枠や休講日をかんたんに設定できるため、スケジュール調整の負担も大幅に減少します。
また、管理画面では講師ごとに担当可能コースや対応レベルを登録できるため、予約サイトには受講生の条件に合致する講師のみが表示されるようになります。これによって、受講生の希望条件と講師の対応範囲が自動で一致するため、割り当てミスが発生しにくくなります。
受講生へのフォローで継続率を底上げ
管理者は、予約システムを通じて受講者にリマインドメールを自動送信できるため、受講者が予約を忘れて欠席するリスクを防ぐと同時に、モチベーションの低下も抑えられます。また、学習履歴を可視化・共有することで、受講者が自身の進捗を実感しやすくなり、継続的な受講につながります。
さらに、管理者は決済情報をオンライン上でかんたんに把握できるため、未払いの確認や個別対応が効率的に行えます。こうした情報をもとに、タイミングを逃さずキャンペーンの案内やプラン変更の提案ができるため、継続率の向上と安定した売上の確保が実現します。
RESERVAで、英会話スクールの実施がスムーズに
英会話スクールの実施にあたって最適な予約システムは、RESERVA予約システムです。RESERVAは、累計導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった事業者の方にもおすすめです。
RESERVAおすすめ機能
Zoom連携機能
Zoom連携機能は、予約が確定した時点でオンラインレッスン用のURLが自動的に発行される機能です。このURLは受講者に自動でメール送信されるため、運営側は手作業でリンクを作成・共有する必要がなくなり、業務効率が大幅に向上します。
また、発行されたURLは予約管理画面にも自動で登録されるため、講師やスタッフはダッシュボードからかんたんにアクセス可能です。
Zoom連携についてはこちら：Zoom連携機能でオンラインメニューを作成！
オンラインカード決済機能
オンラインカード決済機能は、予約確定時に受講料をクレジットカードで即時精算できる機能です。現金授受や請求書作成が不要になり、受付業務と会計処理の負担が大幅に軽減します。
この機能により、体験レッスンを受講した受講生が、そのまま本申込へスムーズに進むことが可能です。運営側は、受講希望者のモチベーションが高いうちに次のステップへ誘導できるため、新規受講生を獲得しやすくなります。
オンラインカード決済についてはこちら：オンラインカード決済機能でお会計を効率化しよう！
回数券機能・月額プラン機能
RESERVAには、オンラインカード決済機能以外にも、豊富な決済関連機能が搭載されています。
そのひとつとして、回数券機能が挙げられます。これは、10回チケットや5回パックなどを予約サイトにて販売できる機能であり、受講生は残り回数をマイページで確認しながら自由に予約を消化可能です。回数券は、対面とオンラインの両レッスンに共通で使えるため、運営者は受講生に適した学習プランを柔軟に提案できます。
また、月額プラン機能も利便性が高いです。この機能は、毎月同日に自動決済を行う機能です。この機能によって、受講生の未払いリスクを抑えつつ継続率を高め、安定収益と受講者の学習習慣を同時に確保できます。
さらに、RESERVAは都度払いにも対応しているため、運営者は回数券・月額・単発といった複数の支払方法を、用途に応じて使い分けることができます。
回数券機能についてはこちら：デジタル回数券で顧客のリピートを促し、安定したサービス利用を確保しよう！
月額プラン機能についてはこちら：月額プラン機能の概要・使い方
予約時アンケート機能・シンプルアンケート機能
予約時アンケート機能は、予約時に受講生の希望コースや受講目的、TOEIC目標点などをアンケート形式で取得できる機能です。講師は、初回レッスン前から個別の学習ニーズを把握できるため、受講生一人ひとりに合った指導計画を立てやすくなります。
また、RESERVAにはシンプルアンケート機能も搭載されており、運営者は質問を最小限に絞って情報を取得することができます。この機能は、体験レッスンや初回カウンセリングの予約など、入力負担を軽くしたい場面で活用しやすいです。
予約時アンケート機能についてはこちら：予約時アンケート設定で業務効率化を実現！
シンプルアンケート機能についてはこちら：シンプルアンケートで顧客の声を知る
リマインドメール機能
リマインドメール機能は、予約済みの受講者に対して、前日に自動でリマインドメールを送信できる機能です。受講者が予約を忘れて欠席するリスクが減少し、出席率の向上が期待できます。
リマインドメールの送信内容はテンプレートで管理できるため、運営側は文面を全コースで統一したり、特定の状況ごとに調整したりすることが可能です。
リマインドメールについてはこちら：予約リマインドメール機能で無断キャンセルを防止
まとめ
本記事では、英会話スクールの抱える課題と、それを解決するための予約システム「RESERVA」の活用方法について解説しました。RESERVAは、Zoom連携やオンラインカード決済、アンケート機能など豊富な機能を備え、講師と受講者の双方にとって利便性の高いシステムです。
英会話スクールの運営に課題を感じている方や、より効率的な予約管理を目指したい方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。